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Grundsätze ordnungsmäßiger Dokumentation (GoD)
Regelungen, die die zugriffsichere Aufzeichnung buchungspflichtiger Geschäftsvorfälle
gewährleisten sollen. Dabei wird in materielle und formelle GoD unterschieden. Zu den
formellen GoD gehört insbesondere der Grundsatz der Klarheit, d. h. die
Buchführung
ist
klar und übersichtlich zu erstellen, sowie der Grundsatz der Sicherheit, d. h. die
buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen eindeutig erfaßt und in verständlicher
Art und Weise (u. a. lebende Sprache) und unveränderlicher Form (u. a. keine
Bleistiftaufzeichnungen) gebucht werden. Zu den materiellen GoD zählt insbesondere, daß
die Geschäftsvorfälle vollständig, lückenlos und richtig erfaßt werden und zu jeder
Buchung ein Buchungsbeleg vorhanden ist, dies kann ein sog. Eigen- oder Fremdbeleg sein.
Die GoD gelten auch für DV-gestützte Buchführungssystem, sie werden in diesem
Zusammenhang als Grundsätze ordnungsmäßiger Systeme (GoS) bezeichnet. Gem. § 239 IV
HGB muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert sind und jederzeit innerhalb angemessener
Frist les
bar
gemacht werden können.